2021.08.20

導入事例

シャトレーゼが、経費精算システム「レシートポスト」を導入。多店舗展開を支える外勤営業と経理の経費精算工数を最小限に抑える。

<3行まとめ>
・シャトレーゼではこれまで、紙中心の経費精算を行なっていた
・外勤営業と経理の経費精算にかかる工数を最小限にしたいと考えていた
・システム導入によって、以前の約半分の工数で経費申請/処理が実現できた

株式会社BEARTAIL(本社:東京都千代田区、代表取締役:黒﨑 賢一、以下 ベアテイル)は、株式会社シャトレーゼ(本社:山梨県甲府市、以下 シャトレーゼ)にて、経費精算システム「RECEIPT POST(レシートポスト)、以下レシートポスト」の採用、導入が完了したことを報告いたします。

■事例記事 URL
インタビュー詳細は、こちらからご確認いただけます。
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リンク:https://www.keihi.com/voice/chateraise.html

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■株式会社シャトレーゼについて
山梨県甲府市に本社を構えるシャトレーゼ。ケーキ・洋菓子・和菓子を中心に、自社工場から各店舗への直送システムによってできたての美味しさを届けている。北は北海道から南は鹿児島まで店舗を構えており、全国の新規・リピーター顧客から愛されるブランドとして絶大な人気を集めている。

■『レシートポスト』導入前の課題
従来の経費精算方法によって外勤営業と経理に無駄な時間が多く発生していた。拠点を持たない外勤営業は、各担当店舗を巡回する毎日を送っているため経費申請業務は宿泊先のホテルで行うか、本社に戻って行う必要があった。
そのため経費申請時間の確保が難しく、本来であれば週次で申請を行うルールだったところが、2週間に1度、あるいは1ヶ月に1度、最大で3ヶ月に1度といった申請頻度にならざるを得なかった。
一方で経理側も、外勤営業から送られてくる大量のレシートや領収書と申請項目とを照らし合わせて、不足があった場合は差し戻すなど、全ての経費処理を担当者1名で対応していたため、週次で経費処理は行っていたものの、1ヶ月のうち5日間は経費処理にしか時間をあてられない状況だった。

■『レシートポスト』採択のきっかけ
システム導入を検討する上で重視したことは、“一番無駄な工数を削減できるシステムであること”。その上でベアテイルの「レシートポスト」を採択した。OCRによるデータ入力の仕組みを備えている他システムの認識率は約70~80%と言われているが、これでは数字が正しいかどうかは結局担当者が確認する必要が出てくるため、そこまで大きな工数削減にはつながらないと考えた。レシートポストはOCRではなく人力でデータ入力を行うため、はじめから「数字が合っている」という認識のもと、自分たちで数字を見なくても申請・承認作業ができることに魅力が感じられた。

■『レシートポスト』導入後の効果
まず申請者である外勤営業の効果として、申請スピードが格段に上がった。これまではまとめて2週間に1度や1ヶ月に1度、3ヶ月に1度の頻度で行っていたのが、今では毎週申請を行う割合の方が多くなっている。スマートフォンでレシートや領収書を撮影さえすれば、後は自動でデータ化され承認ルートに回せるという利便性がユーザーに受け入れられていると感じる。実際に「レシートポストの入力が楽しい」という想定外の評価も受けている。
定量的な変化としては、1名あたり月に約2~3時間程度かかっていた経費申請時間が半分で済むようになり、余った時間は、本来行うべき店舗指導や改善のための時間に変えることができ、効果のほどを実感できている。

より詳細なインタビューはこちらから
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リンク:https://www.keihi.com/voice/chateraise.html

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【株式会社シャトレーゼ 会社概要】
住所     :山梨県甲府市下曽根町3440-1
設立     :2010年4月1日(新設分割)
代表取締役会長:齊藤 寛
代表取締役社長:古屋 勇治
Webサイト:https://www2.chateraise.co.jp/

【株式会社BEARTAIL 会社概要】
企業理念 :時間革命で体感寿命を延ばす
住所   :東京都千代田区神田駿河台2-2 御茶ノ水杏雲ビル5階
設立   :2012年6月
代表取締役:黒﨑 賢一
Webサイト:https://beartail.jp/
プレスキット:https://beartail.jp/presskit/

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